La convocatoria tuvo lugar en el salón Vicario Segura de la catedral basílica y fue coordinada por el rector del santuario mariano, presbítero José Antonio Díaz, con la participación de referentes de instituciones eclesiales, voluntarios y organismos estatales que colaboran en el desarrollo de las festividades. En la oportunidad, se abordaron temas vinculados con el transporte, particularmente hacia la gruta a través del servicio público de pasajeros.
Para el resto del transporte, el tránsito estará restringido, debiendo ser autorizado por la autoridad competente; servicio sanitario; distribución de los gauchos y la guardia de honor durante la procesión, entre otros.
Las celebraciones comenzarán el sábado 27 de abril con la solemne bajada de la imagen de la Virgen desde el camarín hasta el presbiterio, donde se celebrarán los actos litúrgicos. Allí permanecerá la imagen para la veneración de devotos y peregrinos.
También se comunicaron aspectos referidos al homenaje de los gauchos, el domingo 28 de abril. La concentración será a las 7 en la plaza 25 de Agosto, desde donde partirán por la calle 1° de Mayo, avenida Güemes, calle Sarmiento y avenida Belgrano hasta el portal del parque Adán Quiroga, donde estará ubicado el altar para la celebración de la misa.+
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